Aujourd’hui, la majorité des entreprises sont sensibilisées au risque de fraude. Ce risque augmente de manière notoire lors de la création ou de la mise à jour d’un tiers. Vigilantes, les sociétés procèdent à de nombreuses vérifications avant modification dans leurs bases.
Mais ces processus de contrôle, indispensables pourtant, sont trop souvent manuels et chronophages.
Dans le même temps, les normes comptables et les procédures de contrôle évoluent. Les entreprises ont donc l’obligation de mettre en place une piste d’audit fiable, qui concerne toutes les factures, envoyées ou reçues, dématérialisées et papier.
Une priorité, prévenir la fraude
L’objectif de l’administration est de vérifier le cycle de vie d’une transaction, du début à la fin de l’opération. Une vérification destinée à prévenir tout risque de fraude et à s’assurer que l’opération a été réalisée dans le respect des lois et règlements.
Tous les formats informatiques sont admis au plan fiscal. La condition est de mettre en place des contrôles documentés et permanents qui constituent la « piste d’audit ».
Il peut s’agir de contrôles intégrés sous forme de traitements informatiques, de contrôles papier ou manuels ou d’une combinaison des deux.
Pour une facture fournisseur, par exemple :
- Vérification du numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur,
- Contrôle de l’identité du fournisseur,
- Analyse des mentions obligatoires sur facture, de la présence d’un numéro de bon de commande.
Dans le cadre la lutte contre la fraude, ce sont les mêmes informations que nous allons chercher à tester et à valider. Notamment concernant la fraude aux paiements.
Une synergie factuelle sur le contrôle du tiers
Même si les finalités sont différentes, il va nous falloir procéder à la vérification du tiers et se poser les questions de bon sens :
- Mon tiers existe-t-il, et existe-t-il toujours ?
- Le numéro de TVA qui figure sur la facture que je viens de réceptionner est-il valide ?
- Est-ce que cette facture a fait l’objet d’un bon de commande ?
- A-t-elle été validée par un hiérarchique accrédité qui a donné son bon à payer ?
Des contrôles automatisés, efficients et sûrs
Nous avons travaillé sur une solution qui permet de chercher les réponses à ces questions de façon complètement automatique et transparente.
- Mon tiers existe-t-il ?
Nous allons collecter les informations légales le concernant dans des bases de données dédiées et à jour : INSEE, OPENCORPORATES et VIES pour vérifier son numéro de TVA intracommunautaire. - Suis-je autorisé à travailler avec ce tiers ?
Interrogation automatique des listes de sanctions internationales (OFAC, EU) pour vérifier la conformité du tiers. - Cette facture est-elle due ?
Historisation des contrôles effectués et conservation des pièces justificatives numérisées.
Nous avons également pensé à produire tous les éléments de preuve et de suivi nécessaires :
- La conservation dématérialisée des preuves est un point clé, et un point de convergence avec les contrôles exigés par le vérificateur : ceux-ci doivent durer dans le temps.
Un contrôle ponctuel non justifié n’a pas beaucoup de sens. Et ceci, que ce soit pour lutter contre la fraude ou faire la preuve de sa bonne foi vis-à-vis de l’Administration. - A ces vérifications de conformité du tiers, un contrôle essentiel se rajoute logiquement en matière de lutte contre la fraude aux paiements : la vérification des informations de paiement. Nous vérifions de manière automatique les comptes bancaires du tiers. Ceci grâce au dispositif SEPAmail DIAMOND qui permet d’interroger une banque sur la validité d’un IBAN.
Il est bien évident que ces différents contrôles, pour être efficaces, doivent s’effectuer à la création d’un tiers. Il doivent d’ailleurs s’exercer pendant toute la durée de vie du tiers, dans le cadre d’un contrôle continu de la base.
Une procédure incontournable et compliant
Mata I/O Bank Suite est une suite logicielle qui permet d’automatiser les vérifications nécessaires. Elle permet surtout de les rendre parfaitement obligatoires pour vous imposer de rester dans vos procédures.
Il faut bien avoir à l’esprit que les fraudes réussies ont lieu à des périodes où vous êtes plus vulnérables. Cela se produit souvent au moment des congés, à l’arrivée d’un nouveau collaborateur ou d’un changement d’outils informatiques.
MATA I/O Bank Suite assure une sécurisation globale de la chaîne de règlements par la digitalisation de vos procédures de contrôle, de manière à les rendre incontournables.
Elle devient de ce fait un instrument de lutte contre la fraude, de vérification de conformité et de justification des contrôles effectués.