Une transformation profonde est en cours dans la façon dont les entreprises gèrent leurs factures. Au lieu d’envoyer des factures papier par voie postale ou des fichiers PDF par e-mail, les entreprises vont échanger des fichiers XML. Ces fichiers contiennent les données de facturation encodées, qui sont ensuite déposées sur une plateforme d’échange, soit publique soit partenaire, selon le choix de chaque entreprise.
En se basant sur les informations récentes publiées par la DGFiP, environ une dizaine de statuts différents, à la fois obligatoires et facultatifs, ont été conçus pour permettre le suivi du cycle de vie d’une facture électronique. La transmission et la mise à jour de ces statuts ont pour objectif de fournir une vision commune du processus de facturation, tout en facilitant la gestion des rejets et annulations de factures, ainsi que la préparation simplifiée de la déclaration de TVA. Les mises à jour des statuts obligatoires, générées ou reçues par la plateforme centrale de facturation, qui joue le rôle de centralisateur, seront transmises à l’administration fiscale.
Une transformation profonde est en cours dans la façon dont les entreprises gèrent leurs factures. Au lieu d’envoyer des factures papier par voie postale ou des fichiers PDF par e-mail, les entreprises vont échanger des fichiers XML. Ces fichiers contiennent les données de facturation encodées, qui sont ensuite déposées sur une plateforme d’échange, soit publique soit partenaire, selon le choix de chaque entreprise.
En se basant sur les informations récentes publiées par la DGFiP, environ une dizaine de statuts différents, à la fois obligatoires et facultatifs, ont été conçus pour permettre le suivi du cycle de vie d’une facture électronique. La transmission et la mise à jour de ces statuts ont pour objectif de fournir une vision commune du processus de facturation, tout en facilitant la gestion des rejets et annulations de factures, ainsi que la préparation simplifiée de la déclaration de TVA. Les mises à jour des statuts obligatoires, générées ou reçues par la plateforme centrale de facturation, qui joue le rôle de centralisateur, seront transmises à l’administration fiscale.
- La création de nouveaux formats de fichiers sera nécessaire lors de l’émission des factures : l’émission d’une facture impliquera la transmission d’un fichier codé au portail de facturation.
- 4 nouvelles mentions obligatoires viennent s’ajouter aux mentions déjà existantes.
- Pour garantir que la facture atteigne le bon destinataire, il va falloir utiliser l’identifiant de l’entreprise mis à disposition par l’Administration Fiscale dans un annuaire centralisé, et savoir interpréter les retours du portail de facturation.
- Les entreprises soumises à la TVA lors de l’encaissement devront également signaler à la plateforme le paiement de la facture en mettant à jour le statut « encaissé ».
- Il conviendra de recevoir et d’interpréter le format XML fourni par la plateforme de facturation.
- Les statuts prévus par la législation devront être renseignés et renvoyés à la plateforme de facturation.
- Une réduction significative des coûts liés à l’acheminement des factures. L’émission d’une facture électronique coûte environ trois fois moins cher qu’une facture papier.
- Un gain de temps dans l’enregistrement des factures et des délais d’encaissement raccourcis.
- Automatisation de la comptabilisation : les informations codées et structurées dans les fichiers permettront de systématiser et de fiabiliser la comptabilisation automatique des opérations comptables.
- Suivi du cycle de vie des factures : la bonne application des statuts prévus par le législateur, de l’émission au paiement, fluidifiera les relations clients-fournisseurs avec des délais de paiement mieux respectés et moins de risques d’erreurs ou de litiges.
Les statuts obligatoires ou recommandés de la e-facture :
En clair, pour les entreprises qui ne se préparent pas suffisamment à cette évolution, il existe des risques considérables d’erreurs et de rejets techniques. Bien sûr, il est possible de mettre à jour votre ERP ou votre système comptable, mais les délais sont courts.
Peut-être faites-vous partie d’un groupe international peu sensibilisé à la facture électronique française ou utilisez-vous une solution spécifique qui sera difficile à migrer. Dans ces deux cas de figure, la refonte globale de votre système d’information est inenvisageable à court terme, et vous êtes probablement en quête d’une solution plug and play qui viendrait compléter vos solutions existantes.
Pour faciliter une transition rapide et indolore, MATA INV-IO s’intègre efficacement à votre infrastructure actuelle afin de produire et de recevoir les factures aux formats XML homologués par l’administration fiscale, mais aussi de gérer leur cycle de vie.
MATA INV-IO émission
Conversion de fichiers de factures au format XML attendu par le portail public
Interrogation de l’annuaire centralisé pour validation des destinataires
Acheminement des fichiers de facturation vers la plateforme publique ou partenaire
Preuve de dépôt et suivi des rejets techniques
E-reporting des informations de facture B2C et B2B internationales
MATA INV-IO réception
Réception automatique et assignation des factures électroniques aux destinataires accrédités
Vérification des coordonnées bancaires du fournisseur via une base de données interbancaire
Mise en place d'un workflow de validation pour les factures
Automatisation de la comptabilisation des factures dans le système ERP ou comptabilité
Gestion et transmission des différents statuts exigés par la plateforme
Même si les factures sont désormais électroniques, il est néanmoins essentiel de vérifier les informations fournies par le fournisseur.
En période de changements majeurs sur le plan informatique et organisationnel, le risque de fraude augmente considérablement.
Nous vous proposons de vérifier systématiquement chaque changement de compte indiqué dans le flux de facturation en interrogeant de manière automatique le réseau SEPAMAIL ou SIS ID pour valider la correspondance de l’IBAN avec le tiers à payer.
Ces nouvelles coordonnées peuvent être intégrées à l’ERP et en même temps alimenter le référentiel des tiers sûrs stocké dans la solution de sécurité des flux MATA IO, qui assure ainsi un dernier contrôle sur le fichier de paiement avant son envoi en banque.
