Le 1er septembre, DE DIETRICH passait à la facture électronique avec les solutions INV-IO et TP UP de MATA IO. Quelques semaines plus tard, les équipes métiers et informatiques dressent un bilan très positif. Retour sur un projet où l’anticipation, les tests et l’accompagnement ont fait toute la différence.
Le 1er septembre, une bascule sans inquiétude
Le 1er septembre, les équipes de DE DIETRICH abordaient leur passage à la facture électronique avec sérénité. Les interfaces étaient prêtes, les processus avaient été testés et les principaux points de vigilance identifiés. Il restait simplement à automatiser les transferts de fichiers pour lancer les échanges.
Quelques semaines plus tard, le constat est partagé par les équipes fonctionnelles et informatiques : la solution fonctionne bien, les échanges sont stables et le démarrage s’est déroulé conformément aux attentes.
Mais cette tranquillité apparente cache près de trois années de préparation.
Groupe familial alsacien spécialisé dans la fabrication d’équipements pour les industries chimiques et pharmaceutiques, DE DIETRICH compte 1 300 collaborateurs, dont 450 en France répartis dans 4 filiales. Avec 7 200 factures clients émises et 19 000 factures fournisseurs reçues chaque année, la réforme représentait un chantier important.
Les premières réflexions remontent à 2023. En 2024, un audit réalisé par MATA permet de préciser les contours du projet. Puis, en 2025, DE DIETRICH compare plusieurs solutions du marché avant de retenir INV-IO.
Côté métiers : des données à fiabiliser et des habitudes à changer
Pour les équipes fonctionnelles, la première difficulté est apparue très tôt : comment produire et adresser correctement des factures électroniques avec des données clients qui n’étaient pas toutes complètes ?
Les équipes de DE DIETRICH nous racontent avoir rapidement pris la mesure du travail nécessaire pour fiabiliser leur référentiel clients. SIREN, SIRET, numéros de TVA, adresses électroniques de facturation avec ou sans suffixe… autant d’informations qu’il fallait collecter, contrôler et intégrer dans l’ERP actuel.
Pour mener ce chantier, DE DIETRICH s’est appuyé sur TP UP, la solution de mise en conformité des tiers de MATA IO.
Mais la fiabilisation du référentiel ne réglait pas toutes les questions. Il fallait également connaître les modalités d’adressage retenues par les clients.
L’équipe projet a donc adressé un questionnaire à 400 entreprises. Résultat : onze réponses seulement ! Une expérience révélatrice des difficultés rencontrées pour obtenir des informations pourtant indispensables à la bonne circulation des factures électroniques.
Autre découverte : certains processus de facturation devaient évoluer.
Le paiement à la commande, par exemple, nécessitait désormais de gérer des factures d’acompte. Il fallait également traiter des situations particulières, comme l’exonération de TVA sur les ventes de chutes de métaux.
Pour les équipes métiers, le projet ne consistait donc pas simplement à remplacer l’envoi d’un PDF par celui d’une facture électronique. Il fallait parfois revoir les pratiques existantes pour les adapter aux exigences de la réforme.
Côté informatique : faire évoluer l’existant sans tout reconstruire
Du côté de l’informatique, on souligne une autre difficulté : DE DIETRICH utilise un ERP, dans une version ancienne dont la mise en conformité directe aurait nécessité de nombreuses évolutions. Or le groupe a parallèlement engagé un nouveau projet, destiné à déployer un nouvel ERP à l’échelle européenne.
Fallait-il investir lourdement dans un outil appelé à disparaître ?
Le choix a été de conserver l’ERP en place et de l’interfacer avec INV-IO.
Sur le plan technique, l’interfaçage avec INV-IO s’est révélé particulièrement simple : un fichier CSV pour transmettre les données et des échanges sécurisés par SFTP.
Les travaux ont principalement porté sur la mise en conformité des données clients avec TP UP et sur quelques adaptations de l’ERP, notamment la création de champs permettant de gérer les suffixes d’adressage. INV-IO prend ensuite en charge la production des factures au format réglementaire.
L’informatique a également dû accompagner les évolutions décidées par les métiers, notamment pour la gestion des acomptes et des conditions de paiement.
C’est précisément cette collaboration qui a permis de préparer le démarrage sans engager une refonte complète du système d’information.
Les tests, ou comment éviter les mauvaises surprises
Un constat fait l’unanimité dans l’équipe projet : la phase de tests a été déterminante.
Il ne suffisait pas de vérifier que les fichiers circulaient correctement. Il fallait s’assurer que chaque situation de facturation pouvait être traitée, y compris les cas particuliers.
Les premiers essais ont porté sur la facturation entre sociétés du groupe, avant d’être étendus aux différents cas d’usage recensés.
Cette préparation minutieuse explique largement la confiance avec laquelle les équipes ont abordé le 1er septembre.
Elle n’a pas empêché quelques surprises.
La première facture électronique envoyée a ainsi été contestée par son destinataire… parce qu’elle n’était pas accompagnée d’un PDF ! Après vérification, le client a finalement pu la consulter et l’intégrer dans son système.
À la réception, une première facture fournisseur est, quant à elle, arrivée douze fois. En cause, un problème d’échange entre INV-IO et la plateforme agréée IOPOLE, rapidement identifié et corrigé.
Deux anecdotes qui illustrent bien la réalité d’un démarrage : même lorsque les outils sont prêts, il faut encore composer avec les pratiques et les systèmes des partenaires commerciaux.
Quelques semaines plus tard : cinq rejets sur 150 factures
Pour sécuriser les premières émissions, DE DIETRICH a choisi de centraliser la facturation électronique auprès de son équipe pilote pendant tout le mois de septembre.
Une organisation qui a permis de surveiller les échanges, de détecter les anomalies et d’apporter rapidement les corrections nécessaires.
L’équipe vérifie également l’inscription des destinataires dans l’annuaire centralisé des entreprises et dans celui de PEPPOL avant l’envoi des factures.
Cette vigilance porte ses fruits : sur les 150 premières factures électroniques émises, cinq seulement ont été rejetées, en raison de problèmes d’inscription des destinataires.
Les référents métiers et informatiques avaient été formés bien avant le 1er septembre. Dès octobre, de nouvelles sessions ont permis d’élargir progressivement l’utilisation de la solution à d’autres collaborateurs.
Du côté informatique, le bilan est tout aussi positif : les échanges avec INV-IO sont jugés stables et fiables, et le support de MATA répond pleinement aux attentes.
La principale préoccupation reste le suivi des rejets : lorsqu’une facture ne parvient pas à son destinataire, c’est potentiellement la trésorerie de l’entreprise qui est concernée.
Une réussite collective, fondée sur l’accompagnement
Lorsqu’on les interroge sur les raisons de ce démarrage réussi, les équipes de DE DIETRICH reviennent sur la dimension collective du projet.
Elles évoquent l’anticipation, les nombreux tests, mais aussi l’organisation mise en place : deux chefs de projet (IT/métier), des utilisateurs clés par sociétés, une implication étroite des métiers et de l’informatique, et une gouvernance permettant de partager régulièrement l’avancement des travaux avec le groupe.
Elles insistent également sur le choix de leur partenaire.
Lors de la consultation, DE DIETRICH avait retenu MATA pour son expertise des échanges de données et sa maîtrise des enjeux de la facture électronique, mais aussi pour la qualité de l’accompagnement proposé. Une dimension jugée essentielle dès le départ, et que le groupe n’avait pas retrouvée dans les offres concurrentes.
La phase de cadrage et d’analyse a confirmé ce choix. Les équipes soulignent notamment la disponibilité, la réactivité et la compétence du consultant MATA, dont l’intervention a permis d’identifier les évolutions nécessaires, aussi bien sur les données que sur les processus.
Avec quelques semaines de recul, leur appréciation est sans ambiguïté : si le projet de facture électronique était à refaire, elles referaient exactement les mêmes choix.
Et aux entreprises qui s’apprêtent à franchir le pas, elles adressent trois conseils : associer les métiers et l’IT dès le départ, tester tous les cas d’usage et s’entourer d’un partenaire disposant d’une véritable expertise et capable d’accompagner les équipes dans la durée.
Chez DE DIETRICH, le 1er septembre n’a finalement pas été le point de départ de la facture électronique, mais l’aboutissement d’un projet collectif, préparé bien en amont.
Toutes les entreprises ne disposeront pas d’un tel délai pour se préparer. Pour celles qui doivent encore engager leur projet, le temps sera plus contraint, et la qualité de l’accompagnement d’autant plus déterminante. Car si l’anticipation a été l’une des clés de la réussite de DE DIETRICH, être bien accompagné peut aussi permettre d’avancer efficacement lorsque le calendrier se resserre.
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