Pour les entreprises, les enjeux sont forts pour mettre en place un contrôle de tiers conforme et sûr.
En un an, ce sont 312 poursuites & 253 condamnations qui ont été prononcées en France pour des faits de corruption, de trafic d’influence, de concussion, de prise illégale d’intérêt, de détournement de fonds publics ou de favoritisme. Le contrôle du tiers est une clé de sécurité pour tout transfert de fonds.
Que ce soit d’un point de vue corruption (loi « Sapin 2 » du 9 décembre 2016), devoir de vigilance (loi du 27 mars 2017) ou bien RGPD (règlement européen en vigueur à partir du 25 mai 2018), ces règlementations imposent avec plus ou moins de fermeté des diligences à mettre en œuvre par les entreprises vis-à-vis de ses tiers, et notamment ses fournisseurs.
Contrôle du tiers – évaluer la conformité des tiers
En préambule, il est essentiel de relever que TOUS les tiers ont vocation à être évalués. Le périmètre des tiers à évaluer en priorité est défini sur le fondement de la cartographie des risques de corruption préalablement effectuée.
Evaluer la conformité et la sureté d’un tiers, c’est de collecter les informations et les documents sur un tiers afin d’identifier et d’apprécier les risques de corruption :
- Avant que la relation ne soit formellement engagée ou en cas d’évènement impactant le niveau de risque du tiers ;
- Périodiquement, tout au long de la relation.
L’objectif est bien sûr de permettre la relation commerciale avec ce tiers – conforme et sûr – de la poursuivre ou d’y mettre fin. Pour chaque tiers, le niveau de vigilance peut varier. Les mesures de prévention et de détection de la corruption mises en œuvre sont optimisées selon la famille du tiers.
Pour ce faire, il faut recenser l’ensemble des tiers classés selon leur nature, leur statut, leur taille… et mettre en place une base de données informatisée, sécurisée et à jour, recensant les tiers pour faciliter la gestion.
Contrôle du tiers – évaluer l’intégrité des tiers
Pour établir si les tiers sont conformes et sûrs, il faut définir les 3 composants incontournables :
- Qui participe à l’évaluation ?
Au niveau opérationnel, il faut un responsable des évaluations qui collecte les informations et émet une première appréciation. Ensuite, un responsable de conformité accompagne le niveau opérationnel en apportant son expertise dans les cas les plus risqués. Le dernier échelon est celui de l’instance dirigeante qui décide des suites à donner aux cas les plus risqués.
- Quels sont les informations et documents utiles ?
En interne, il peut déjà exister des listes comme des annexes de pays à risques ou interdits selon l’organisation. Mais il faut également s’appuyer sur l’évaluation par outil logiciel, décisions de justice publiées… et même au besoin des bases de données payantes.
Il est recommandé de recueillir des informations afin d’approfondir le contrôle et vérifier quelles sont les catégories d’acteurs et les bénéficiaires effectifs.
- Quel est le contenu des évaluations des tiers ?
La liste est non exhaustive mais elle doit en priorité permettre de renseigner : l’identité du tiers, le risque pays, l’expertise, la conformité, puis permettre de définir la nature et l’objet de la relation. Il faut aussi regarder s’il y a des interactions avec agents publics, PPE, quelles sont les modalités de rémunération, l’actionnariat, le secteur d’activité. Et enfin, il faut définir le degré de sureté : intégrité et réputation, coopération, s’il y a d’autres intervenants et quels sont les aspects financiers en jeu ainsi que les modalités et flux de paiements.
La conformité et la sureté de vos tiers passent par ces étapes incontournables, facilitées par les fournisseurs de solutions dont les éditeurs de logiciels font partie. Ils permettent d’implémenter l’outil d’évaluation servant de première sélection pour l’analyse par l’organisation. Les indicateurs de sureté et de conformité qui définissent la nature du risque (scoring) sont définis en relation avec l’organisation.
Le but étant de mettre en place un outil adapté au métier et à la situation commerciale de l’organisme concerné, qui permette le suivi dans la durée, de chaque tiers en relation avec l’entreprise.
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