La sécurisation du processus de gestion dans l’entreprise passe par la séparation des tâches. Une séparation généralement appliquée uniquement à la gestion courante et pourtant, il faut l’envisager au-delà de ce périmètre en l’étendant à l’administration du logiciel de gestion. Comment et pour quelles raisons ?

Notre expert Sylvain KAM vous en donne tous les détails.

La séparation des tâches et l’administration

Aujourd’hui, la séparation des tâches prévaut pour les tâches de gestion courantes comme la création ou la modification des fournisseurs, l’émission de règlements ou le suivi des factures.

On parle beaucoup plus rarement de séparation des tâches dans l’administration de son logiciel de gestion, que ce soit pour la création d’utilisateurs, la modification de permissions, ou pour toute autre modification de paramétrage.
Pourtant, c’est ici aussi que se joue une part importante de la sécurité de ses processus de gestion.

La complexité du choix d’un administrateur tout puissant

Dans la majorité des applications de gestion, il est possible de gérer finement les permissions de chaque utilisateur. Mais cela suppose un profil administrateur en charge de l’attribution ou de la modification de ces droits. Un profil qui, de facto, a la possibilité de s’accorder à lui-même l’ensemble des permissions sur le logiciel.

Le choix de la personne, ou des personnes, à qui attribuer ce profil est donc toujours une question cruciale et difficile. Doit-on plutôt déléguer ce profil au service informatique ? Très disponible mais ne comprenant pas tous les enjeux fonctionnels de l’ouverture de tel ou tel droit. Ou à un responsable hiérarchique ? Qui lui n’aura sans doute pas la disponibilité nécessaire. En qui placer une confiance absolue ? Un choix délicat qui ne doit idéalement pas reposer sur une seule tête.

Ces questions se posent de manière encore plus péremptoire dans une application comme Mata I/O Bank Suite, dont l’une des principales fonctionnalités est le contrôle et la sécurisation de la chaine de règlement de l’entreprise.

Ne pas faire de la double-administration un casse-tête

La double-administration c’est l’obligation d’associer au moins deux utilisateurs à toutes les tâches d’administration logicielle. Elle permet donc de déléguer des tâches de paramétrage tout en assurant la sécurité, car un utilisateur aura besoin de l’aval de l’autre, pour effectuer des modifications de paramétrage.

Le défi de ce mode de gestion des permissions utilisateurs, est de conserver un système simple et souple. Il ne faut pas, par exemple, qu’un utilisateur ait à se déplacer, ou communiquer des codes par téléphone, ou e-mail.

Exemple : Laure a besoin de paramétrer un nouveau chemin de dépôt des fichiers de règlement sur le réseau. Elle est en double-administration avec Martin pour tout ce concerne le paramétrage du logiciel.
Dans un système de double administration classique, Laure va devoir joindre Martin, très peu disponible, pour lui expliquer son besoin. Quant à Martin, dès lors qu’il sera informé, il va devoir se déplacer chez Laure pour taper son mot de passe dans une seconde étape d’authentification. Beaucoup de temps et d’efforts pour un paramétrage assez simple et banal, somme toute.

La suite Mata I/O Bank Suite prend en considération ces éventualités et permet d’éviter toute perte de temps inutile.

La double-administration dans Mata I/O Bank Suite

La double-administration a fait son apparition dans Mata I/O Bank Suite 5.6, c’est une option facultative pour chaque paramétrage sensible de l’application.
Elle est souple car elle inclut des notifications e-mail automatisées et la possibilité d’accorder l’accès à distance.

En reprenant l’exemple précédent : Laure tente d’accéder au paramétrage des chemins de dépôt des fichiers. Ce paramétrage nécessite que l’accès de Laure soit confirmé par Martin.
Lorsque Laure va vouloir accéder à la fonction, Mata I/O va lui afficher un message lui proposant de créer automatiquement une demande d’accès, en exigeant un motif qui sera conservé.
Suite à la création de cette demande, un e-mail est automatiquement envoyé à Martin l’invitant à prendre connaissance et à valider la demande d’accès de Laure. Martin a jusqu’à 24h pour valider cette demande. Il peut le faire directement depuis son poste, par exemple dans la version Web de Mata I/O.
Dès lors, Laure sera à son tour notifiée du retour de Martin et pourra accéder à la fonction.

Une administration sûre qui vous garantit la séparation des tâches tout en conservant l’efficacité et la souplesse nécessaire au bon fonctionnement des services.