E- facture
Facture électronique
mata inv-io vient s’interfacer avec votre existant
Une profonde réforme est en cours concernant la manière dont les entreprises s’adressent leurs factures.
Cette réforme, initiée depuis plusieurs années déjà, entre en application à partir de 2024.
Au lieu de factures papier envoyées par courrier ou des pdf par mail, les entreprises s’enverront des fichiers XML contenant les informations de facturation codifiées, qu’elles vont déposer sur un portail d’échange (on pourra utiliser au choix le portail public ou un portail partenaire)
Selon les dernières informations publiées par la DGFiP, une dizaine de statuts différents, obligatoires ou facultatifs devraient permettre de suivre le cycle de vie d'une facture électronique. La transmission et la mise à jour des statuts des factures doivent notamment permettre de donner une vision partagée du cycle de vie de la facture, mais aussi de mettre en place des processus de traitement des rejets et annulations de factures, et enfin de faciliter le pré-remplissage de la déclaration de la TVA. Les mises à jour de statuts obligatoires reçues ou générées par la plate-forme publique de facturation, qui joue le rôle de centralisateur, seront par ailleurs transmises à l'administration fiscale.
Il va falloir générer de nouveaux formats de fichiers à l’émission. Emettre une facture reviendra à envoyer au portail un fichier codifié contenant les informations de facturation.
Pour que la facture arrive chez le bon client, il faudra utiliser l’identifiant de l’entreprise mis à disposition dans un annuaire centralisé et savoir interpréter les retours de la plateforme.
Pour les entreprises soumises à la TVA sur encaissement, il conviendra d’informer le portail de l’encaissement de la facture en mettant à jour le statut « encaissé »
– une baisse importante des couts d’acheminement des factures. Emettre une facture électronique revient environ 3 fois moins cher qu’une facture papier.
– un enregistrement plus rapide des factures et des délais d’encaissement plus courts.
– une meilleure visibilité de la trésorerie, par des échéanciers clients mis à jour automatiquement par les clients qui interagissent sur la plate-forme.
– la comptabilisation automatique : il faudra naturellement profiter de l’arrivée d’informations codifiées dans un fichier pour automatiser la comptabilisation de l’écriture.
– le workflow de validation. La bonne application des statuts prévus par le législateur permet de partager le cycle de vie de la facture avec le fournisseur.
En clair, pour les entreprises qui n’auront pas suffisamment préparé cette évolution, de nombreux risques d’erreurs et de rejets techniques sont à craindre.
Vous avez naturellement la possibilité de faire évoluer votre ERP ou votre comptabilité, mais les délais sont courts et peut-être avez-vous prévu d’en changer dans 4 ou 5 ans seulement, ou peut-être utilisez-vous une solution spécifique que vous ne pouvez pas migrer.
Pour vous permettre une transition rapide et indolore, mata inv-io vient s’interfacer avec votre existant afin de produire et recevoir les factures au format XML imposé par l’administration fiscale.
mata inv-io Emission
- Audit préalable de la base clients avec interrogation de bases légales
- Conversion de fichiers de factures au format XML attendu par le portail public
- Interrogation de l’annuaire centralisé
- Routage du fichier de factures à la plate-forme de facturation publique ou partenaire
- Preuve de dépôt et suivi des rejets techniques
- Remontée du lettrage d’encaissement à la plate-forme
- E-reporting des factures BTC et BTB internationales
mata inv-io Réception
- Réception automatique et assignation des factures électroniques aux destinataires
- Contrôle des coordonnées bancaires du fournisseur dans une base de données interbancaire
- Workflow de validation des factures
- Comptabilisation automatique des factures dans l’ERP ou la comptabilité
- Gestion des statuts prévus par le portail
Ce n’est pas parce que les factures vous arrivent de manière électronique que vous êtes dispensé de contrôler les informations transmises par le fournisseur. Bien au contraire : les périodes de grands changements informatiques et organisationnels font le lit de la fraude.
Nous préconisons, pour chaque nouvelle coordonnée indiquée dans le flux de facture, de lancer automatiquement une requête de vérification dans le réseau SEPAMAIL ou SIS ID pour confirmer la correspondance de l’IBAN avec le tiers qu’on souhaite payer.
Ces nouvelles coordonnées pourront être remontées dans l’ERP et en même temps alimenter le référentiel des tiers sûrs stocké dans MATA IO, pour un contrôle ultime du fichier de règlement avant envoi en banque.
